La
dirección es la función del proceso administrativo a través de la cual se logra
la realización efectiva de todo lo planificado o planeado. Para Fayol (1972),
“La dirección general está encargada de conducir a la empresa a su objeto,
procurando sacar el mejor partido posible de los recursos de que dispone”, es
decir “La dirección es hacer funcionar a la empresa con el máximo de
rendimiento”. (op cit). La dirección del trabajo está basada en un estudio de
tiempo y movimientos del trabajo de los obreros, con una organización de tiempo
militar. Las ordenes se transmiten por jerarquía, del director general = a los
jefes de servicio, = a los jefes de talleres, = a los jefes de equipo.
Para Terry (1986), La dirección consiste en
“Lograr que todos los miembros del grupo alcancen el objetivo, de acuerdo con
los planes y con la organización trazados por el jefe administrativo”. De la
misma forma establece que “La dirección es la función de guiar y de supervisar
a los subordinados, orientarlos, darles la información necesaria para que
puedan realizar todas las acciones para alcanzar los objetivos y metas
propuestas” (op cit). La dirección como fase del proceso de la administración,
es a su vez, un proceso complejo que consiste en tomar decisiones para
planificar, organizar, coordinar, hacer ejecutar y controlar los actos o
acciones de los individuos dentro de su institución.
LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN.
Según Fayol (1972), la dirección como fase del
proceso administrativo tiene como funciones:
1. Planificar,
de acuerdo con los usos y naturaleza del trabajo, las actividades a realizar
por la institución.
2. Organizar,
los esfuerzos e integrar los distintos elementos que están bajo su responsabilidad,
en la institución.
3. Coordinar,
a las personas y dependencias de la institución.
4. Tener
un buen sistema de comunicaciones
5. Desarrollar
al personal con programas de orientación, ubicación, entrenamiento, ascenso,
educación continua, desarrollo de liderazgo, etc.
6. Ejercer
el control, es decir supervisar y evaluar aplicar sanciones y correctivos,
estimular.
LOS
INSTRUMENTOS O MEDIOS DE LA DIRECCIÓN.
Para cumplir sus funciones, la dirección se
vale de ciertos medios o instrumentos. Los instrumentos o medios más comúnmente
descritos son ocho (8) a saber:
a) La
Orientación: Se define la orientación como la conducción, conocimientos y guía
que se suministra a los subordinados para que realicen del mejor modo posible
las tareas recomendadas.
Hay dos tipos de orientación, la orientación
inicial, que se da al individuo que ingresa y la orientación permanente que se
da periódicamente o cuando es necesario al empleado.
b) La
Motivación: Consiste en suministrar al trabajador, las condiciones ideales para
que se sienta a gusto. La motivación incluye estímulos, reconocimientos, cursos
de mejoramiento, participación en reuniones, asistencia a conferencias, etc.
c) El
mando o autoridad: Existen dos tipos de mando o autoridad a saber: el mando o
autoridad moral y el mando o autoridad legal. El mando o autoridad moral deriva
de la alta competencia intelectual-profesional y de condiciones personales de
quien la detenta, tales como la integridad, honestidad, responsabilidad,
disposición para orientar al grupo frente a situaciones inusuales, etc. El
mando o autoridad legal deriva de una designación que habilita para detentar la
autoridad. Puede existir autoridad moral no asociada a la autoridad moral. El
ideal es que estos dos tipos de autoridad sean detentados simultáneamente, por
la misma persona.
d) La
emisión de ordenes: Las ordenes consisten en decir lo que tiene que hacerse, a
las personas que tienen que hacerlo.
e) Las
comunicaciones: Son procesos que transmiten información y ordenes, en forma
oral o escrita, a través, de canales preestablecidos para este efecto, dentro
de la organización.
f)
La delegación de autoridad-responsabilidad: La autoridad superior de una
institución concentra toda responsabilidad de dirigirla y, en teoría, debe
tener información control y capacidad para decidir sobre todas las operaciones
que se realizan en la institución. Cuando por el tamaño de la institución, la
diversificación y la complejidad de las operaciones, el director superior se
siente superado, debe delegar parte de sus funciones y atribuciones a
autoridades intermedias o subordinadas, sabiendo que debe mantener, para sí,
toda la responsabilidad por las funciones y las atribuciones que delega. El
director general único está en relaciones directas con los directores
intermedios (jefes de grupo, de establecimiento o jefes de servicios generales,
de servicios técnicos, etc.). Los directores generales múltiples se reparten
las atribuciones de la dirección general de maneras diversas y se relacionan
con los directores intermedios de maneras diversas también. En cualquiera de
estos casos, el jefe máximo o director general conserva la responsabilidad
total, aunque delegue algunas de sus funciones en los jefes intermedios dela
organización.
g)
La supervisión: El director debe velar porque la ejecución de las operaciones de
la institución se realice en la forma prevista o en forma adecuada.
h)
El liderazgo: El director debe tener condiciones de líder. Esto significa que
debe ejercer el mando o autoridad con unidad de miras, unidad de acción y
unidad de mando. El liderazgo es una forma de ascendiente que la autoridad
tiene sobre los subordinados y que hace que estos rindan, en su trabajo, por
encima del rendimiento promedio o habitual. El líder, a su vez, debe promover
el desarrollo de liderazgo en los jefes inmediatos de la organización.
LOS
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN.
Según Melinkoff (1987), los principios de la
dirección más comúnmente enunciados son los siete (7) siguiente:
a) Vía
jerárquica: Las decisiones, instrucciones u ordenes deben seguir los canales
regulares existentes en la Organización.
b) Unidad
de mando: Las ordenes deben ser dadas por un solo jefe a la vez, para un
programa determinado. Esto evita la casi segura contradicción entre distintas
instrucciones y genera mayor sensación de responsabilidad personal, en los
resultados.
c) Impersonalidad
del mando: Las decisiones deben ejecutarse para asegurar la eficacia y el
mejoramiento de las operaciones de la institución y no para el beneficio
personal de quien dirige.
d) Pronta
solución de conflictos: Los problemas que se presentan, deben solucionarse lo más
pronto posible, para evitar que interfieran en el trabajo. La dirección debe
ir, inclusive, más allá: debe anticiparse a la aparición de los conflictos y
solucionarlos cuando están en gestación. En otras palabras, la dirección debe
ser más proactiva que reactiva.
e) Aprovechamiento
de conflictos: Los conflictos deben resolverse, y deben generar aprendizaje. La
negociación: constituye una solución para terminar un conflicto. Significa
establecer un arreglo de conciliación, que convenga a las dos partes
involucradas. Los conflictos también pueden resolverse por dominación, en cuyo
caso el jefe hace uso de su autoridad y determina la solución del conflicto.
f) La
supervisión directa: Se deben realizar inspecciones periódicas, a fin de identificar
y corregir las fallas y errores, y para vigilar que se cumplan los objetivos
predeterminados.
g) Armonía
de los objetivos o coordinación de intereses: Se deben armonizar los objetivos
individuales y del grupo, con los objetivos de la empresa. El administrador
debe dar a conocer e interpretar los planes y asignaciones de trabajo, a todo
el personal a fin de armonizar los objetivos individuales y los del grupo
LAS COMUNICACIONES COMO INSTRUMENTO DE
DIRECCIÓN
Para que exista una dirección efectiva es
indispensable que en la institución existan adecuados medios de comunicación
entre los diferentes niveles de autoridad que permitan transmitir las
instrucciones y las informaciones a todos los individuos. Las comunicaciones y
sus diferentes canales hacen posible que cada miembro de la institución sepa
cómo se debe dar cuenta del cumplimiento de los deberes. Los canales de comunicación
deber servir para formar el espíritu de cuerpo necesario para alcanzar los
objetivos sociales por medio del conocimiento y de la aplicación de los
principios de dirección. Las comunicaciones también contribuyen a facilitar la
toma de decisiones en los niveles de dirección y en los niveles operativos.
Las comunicaciones según Melinkoff (1987)), se
pueden definir como un proceso de intercambio verbal, escrito, visual o
auditivo para transmitir y dar a conocer los criterios, informaciones,
pensamientos y aspiraciones que pueden influir en el comportamiento de los individuos
o de los grupos formales o informales.
El sistema de comunicación tiene tres elementos
distintos.
1. Dónde
se inicia la comunicación, esto es el emisor de la comunicación.
2. Hacia
dónde se dirige, es decir, los receptos de la comunicación.
3. El
punto de destino.
Existen varias clases de comunicación entre las
que se cuentan:
La social: opera a través de comunicaciones
formales e informales.
Las descendentes: se transmiten por vía
jerárquica de arriba hacia abajo.
Las ascendentes: son las que se transmiten de
abajo hacia arriba.
Los colaterales o de intercambio horizontal:
son las que se dan entre autoridades del mismo nivel.
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