LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

1.- Comunicación

Todo lo que hace la empresa, lo publique o no, es comunicación. Es el sistema nervioso central de la empresa, el que controla toda su actividad y su relación con el entorno.

En la comunicación, lo importante no es el que habla, sino el que escucha. El que habla debe adaptarse al que escucha, tiene que entender cuál es su lenguaje, sus códigos, sus expectativas, su cultura, sus motivaciones y sus deseos.

Comunicar no es algo que le hacemos "a" la gente, sino "con" la gente. La comunicación eficaz es interacción, debe producir una propuesta -verificable- en su destinatario. Los resultados de la comunicación deben ser verificables y evaluables. Por eso la comunicación debe ser previamente objetivada y pre-evaluada.

2.-  El proceso de la comunicación

La comunicación consiste en la transmisión de información por parte de un emisor (persona, grupo o maquina) a un receptor, mediante la utilización de un código común a ambos.

El emisor debe codificar la información mediante su transformación en un conjunto de signos, símbolos o señales que, combinados de acuerdo con las reglas del sistema elegido, adquieran significado propio.

La llegada del mensaje del emisor al receptor se realiza a través del canal de comunicación elegido.

El receptor procederá a decodificar el mensaje recibido para comprender su contenido.

El emisor, al enunciar el mensaje, pretende influir en el comportamiento del receptor, provocando en él la aparición de alguna respuesta, la cual recibe el nombre de retroalimentación.

3.- Las funciones de la comunicación

La empresa, como cualquier otro tipo de organización formada por personas, necesita de la comunicación para realizar eficientemente sus funciones y conseguir sus objetivos, independientemente de su forma y tamaño.

La comunicación en la empresa es el conjunto de mensajes que se intercambian sus integrantes y la empresa con su entorno.

Las funciones que cumple la comunicación para el desarrollo de la empresa se pueden resumir en: función de producción, de innovación y de mantenimiento.

Función de producción. Se encuentra presente cuando la comunicación está destinada a conseguir eficiencia, racionalidad y programación de las actividades empresariales (por ejemplo, las instrucciones orales o escritas que reciben los empleados acerca de las tareas que se les encomienda).

Función de innovación. Se cumple cuando se introduce algún cambio en la dinámica funcional de la empresa del que los empleados deban estar informados (por ejemplo, creación de un nuevo producto, implantación de un nuevo sistema informático, etc.)

Función de mantenimiento. Es la que permite la integración de los trabajadores en la empresa y el desarrollo de las relaciones interpersonales de sus miembros (por ejemplo, las entrevistas que mantienen los superiores con los empleados para conocer su nivel de satisfacción laboral y las reuniones de empresa).

4.- Las comunicaciones interna y externa

La comunicación en la empresa se desarrolla en dos ámbitos bien diferenciados: uno interno, que abarca a todos sus integrantes, y otro externo, que comprende a todas aquellas personas o entidades que mantienen, de una forma u otra, relaciones con la empresa. Estos dos ámbitos, unidos, constituyen la realidad empresarial, pero obligan a la empresa a desarrollar dos tipos de comunicación: la interna y la externa.

La comunicación interna

Comprende todos los intercambios de información que se producen entre los miembros de la empresa. Este tipo de comunicación es de gran utilidad para:

Integrar a los empleados en los objetivos empresariales.

Coordinar adecuadamente todas las funciones realizadas en su seno.

Motivar a los empleados para incrementar su productividad

Informar acerca de la evolución de la empresa

etc.

Las comunicaciones internas varían según las direcciones en que se desarrollan, pudiendo ser verticales u horizontales.

La comunicación vertical. Es aquella que se produce entre distintos niveles de la escala jerárquica. Se subdividen en:

Descendentes: van de arriba abajo, haciendo llegar de los superiores a los subordinados órdenes e instrucciones para la realización de su trabajo, valoraciones sobre su comportamiento y rendimiento, cambios en sus tareas o métodos de trabajo, etc.

Ascendentes: van de abajo arriba, transmitiendo de los subordinados a los superiores informes sobre la ejecución del trabajo, ideas, sugerencias, peticiones de aclaraciones, etc.

La comunicación horizontal. Es la que tiene lugar entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico, y es indispensable para conseguir una buena coordinación entre los miembros de la empresa.

La comunicación externa

Consiste en el intercambio de información que mantiene la empresa con sus públicos externos. Este tipo de comunicación posibilita:

Descubrir las necesidades del mercado

Promocionar y comercializar sus productos o servicios

Crear y mantener unas buenas relaciones con su entorno

Adecuar su actividad a la normativa a que le afecta

Conocer a la competencia

etc.

5.- Las comunicaciones formal e informal

La estructura organizativa de la empresa tiene establecida la red de canales por la que debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios.

La comunicación formal

Es la que se realiza a través de los canales establecidos en la estructura empresarial y es utilizada por la empresa para hace llegar la información allí donde es necesario y en el momento preciso.

La comunicación informal

Es la que se origina al margen de los canales establecidos por la empresa, y surge de las relaciones interpersonales que se desarrollan entre los miembros de la empresa, por razones de proximidad, afinidad e incluso de afecto.

6.- Formas de comunicación

En la empresa, como en la mayoría de los ámbitos de la relación humana, las formas más habituales de trasmitir la información son la comunicación oral y la comunicación escrita. La elección de una u otra vendrá determinada por los siguientes factores:

El tipo de mensaje a transmitir

El numero de personas a quienes va dirigido

La situación de la comunicación

La necesidad de conservar la información

La rapidez que requiera su recepción

Con base en estos factores, ambas formas de comunicación ofrecen ventajas y desventajas en su utilización.

Cuando la publicidad rompe las reglas

7.- Comunicación corporativa

La cultura interna, la identidad, la imagen y la comunicación son decididamente corporativos, en el sentido de que toda empresa es un "corpus", un todo armónico e indivisible.

La comunicación corporativa es la suma de las diferentes formas de la comunicación empresarial: interna-externa, institucional-comercial, interpersonal-mediática.

8.- Manual y plan de comunicación de una empresa

Por tanto, es indispensable planear con antelación el objetivo. La planificación se produce a través del MANUAL de la empresa (que recoge el Plan de Comunicación). El PLAN, por tanto, es algo más general, que incluye qué queremos hacer, mientras el manual explica cómo hacerlo. Esta tarea debe realizarla el director de comunicación.

La comunicación, ya sea de índole publicitaria, de relación o promocional, no debería ser concebida como una función más, separada y adosada artificialmente a la de las empresas, sino como parte de esa acción.

Todo tiene cotas y guías

La publicidad es una actividad de comunicación cuyo objetivo fundamental es persuadir, convencer o seducir al público hacia un determinado bien de consumo, servicio, individuo o idea. Los medios de comunicación ofrecen a los anunciantes un espacio de publicidad a cambio de una determinada suma de dinero.

9.- Manual y plan de comunicación de una empresa

Por tanto, es indispensable planear con antelación el objetivo. La planificación se produce a través del MANUAL de la empresa (que recoge el Plan de Comunicación). El PLAN, por tanto, es algo más general, que incluye qué queremos hacer, mientras el manual explica cómo hacerlo. Esta tarea debe realizarla el director de comunicación.

10.- Diseño

Se trata de otro oficio que busca hacer objetos más usables e informaciones más comprensibles para el usuario, no para posicionar a empresas en el mercado

11.- Definición de comunicación empresarial

La comunicación empresarial puede definirse como el intercambio de mensajes dentro o fuera de una empresa o institución en busca de un fin determinado y ya planificado.

12.- Manual y plan de comunicación de una empresa

Por tanto, es indispensable planear con antelación el objetivo. La planificación se produce a través del MANUAL de la empresa (que recoge el Plan de Comunicación). El PLAN, por tanto, es algo más general, que incluye qué queremos hacer, mientras el manual explica cómo hacerlo. Esta tarea debe realizarla el director de comunicación.

13.- Dirección de comunicación de una empresa

Es el órgano encargado de ejecutar el plan de comunicación de la empresa, y del modo en que lo realice va a depender la imagen de ésta y su relación con los entornos internos y externos.

14.- Funciones del director de comunicación

Desde el punto de vista teórico, podemos establecer CUATRO grandes bloques de funciones:

1) Función normativa. Realizar y coordinar una serie de normas, un conjunto de órdenes que se concretan en el manual de comunicación de la empresa; es decir, debe regirla.

2) Función de servicio. Apoyar y asesorar a todos los departamentos de la empresa en sus cometidos comunicativos; es decir, coordina lo referente a comunicación, pero ello no implica que lo realice directamente. También dirige a los empresarios a la hora de comunicarse de cara al público: publicaciones, audiovisuales…

3) Función formativa. Tiene que responsabilizarse de formar a aquellos profesionales que requieran una preparación específica en materia de comunicación.

4) Función prospectiva. Debe estar constantemente analizando la posición de la empresa en el exterior y en el interior. Conocer cuál es la cultura corporativa, ser consciente de la situación y ver lo que puede cambiarse. Crea los cauces según otras empresas del mismo sector, la competencia directa, a partir de una técnica muy antigua, el BENCHMARKING, es decir, saber ‘quién es el mejor’, ‘cómo lo hace’ y ‘como lo hacemos nosotros’.