La
administración de empresas, o ciencia administrativa o
simplemente administración, es
una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como
se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Son
ciencias administrativas o ciencias económicas y financieras, la contabilidad,
las finanzas corporativas y la mercadotecnia, la dirección estratégica etc.
La
administración es la rama del derecho legal y es la base de todo el
funcionamiento de una empresa: si los responsables de la misma no saben
administrarla no se obtendrán los resultados deseados.
Desarrollo Histórico
Existen
dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración.
Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los
comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides,
o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin
embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se
sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la
administración.
Las
innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V
y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron
las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de
esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo, es en el Siglo XIX cuando
aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de
manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia
dada la aparición de la revolución industrial.
Siglo XIX
Algunos
piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un
vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos tales como Adam
Smith y John Stuart Mill proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los
recursos, a la producción, y a la fijación de precios. Al mismo tiempo,
innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron
herramientas técnicas de producción tales como la estandarización,
procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento
del trabajo. Para fines del siglo XIX, León Walras, Alfred Marshall y otros
economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios
teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel
terciario sobre Administración en 1881.
Siglo XX
Durante
el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las
organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería,
la sociología, la psicología y la teoría de sistemas fueron desarrollándose.
Teoría Clásica
Escuela de
Administración Científica
Alrededor
del 1900 encontramos a empresarios que intentan dar a sus teorías una base
científica. Los ejemplos incluyen a "Science of management" de Henry
Towne de 1890, "La Administración
científica" de Frederick Winslow Taylor (1911), "El estudio aplicado
del movimiento" de Franck y Lillian Gilbreth (1917). En 1912 Yoichi
Ueno introdujo el Taylorismo en Japón y se convirtió en el primer consultor en
administración de empresas en crear el “estilo Japonés de Administración”. Su
hijo Ichiro Ueno fue un pionero de la garantía de calidad japonesa. Para la década de 1930 hace su aparición
el fordismo, siguiendo las ideas de Henry Ford el fundador de la Ford Motor
Company.
Escuela de
Administración General e Industrial
Las
primeras teorías comprensivas de la Administración aparecieron alrededor de 1920.
Primero, Henry Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica
de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento
gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro
“Administración Industrial y General”:
- Subordinación de
intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados están
los intereses de la empresa.
- Unidad de Mando: En cualquier trabajo un
empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior.
- Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo
plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es
la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de
esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de
dirección, pero no se deriva de esta.
- Centralización: Es la concentración de
la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
- Jerarquía: La cadena de jefes va
desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas
las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.
- División del trabajo: quiere decir que se
debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
- Autoridad y
responsabilidad:
Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto
genera más responsabilidades.
- Disciplina: Esto depende de
factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un
correcto comportamiento.
- Remuneración personal: Se debe tener una
satisfacción justa y garantizada para los empleados.
- Orden: Todo debe estar
debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material
como humano.
- Equidad: Amabilidad y justicia
para lograr la lealtad del personal.
- Estabilidad y duración
del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personal.
- Iniciativa: Tiene que ver con la
capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de
este.
- Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen
dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la
fortaleza de una organización.
Escuela Burocrática
El
sociólogo alemán Max Weber (1864 – 1920), pensando que toda organización
dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un
estrecho control de sus actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias que subrayaba la
necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regida por
reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba
que la organización ideal era una burocracia con actividades y objetivos
establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del trabajo
detallada explícitamente. Weber también pensaba que la competencia técnica
tenía gran importancia y que la evaluación de los resultados debería estar
totalmente fundamentada en los méritos.
Se
piensa que las burocracias son organizaciones vastas e impersonales, que
conceden más importancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades
humanas. Weber como todos los teóricos de la administración científica,
pretendía mejorar los resultados de organizaciones importantes para la
sociedad, haciendo que sus operaciones fueran predecibles y productivas. Si
bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la flexibilidad como a
eficiencia y la susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la administración
de burocracias de Weber se adelantó, claramente, a las corporaciones
gigantescas como Ford. Weber pensaba que el patrón particular de relaciones que
presentaba la burocracia era muy promisorio.
Escuela de Relaciones Humanas
La
escuela de las Relaciones Humanas surgió, en parte, debido a que el enfoque
clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro de
trabajo. Esto
hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes a manejar con más
eficacia los Recursos humanos de sus organizaciones. Varios teóricos trataron
de reforzar la teoría clásica de la organización con elementos de la sociología
y la psicología.
La
línea de investigación en esta escuela es la de Elton Mayo y algunos otros
colegas de Harvard, entre ellos Fritz J. Roethlisberger y William J. Dickson
que realizaron una serie de estudios en Western Electric Company entre 1924 y 1933,
los cuales con el tiempo se conocieron como “los estudios de Hawthorne”,
porque muchos de ellos fueron realizados en la fábrica Hawthorne de Western
Electric, cerca de Chicago.
En
estos estudios se investigó la relación entre la cantidad de iluminación en el
centro de trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores
llegaron a la conclusión de que los empleados trabajarían con más tesón si la
gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban
atención especial. Este fenómeno se conoció, más adelante, como el efecto de
Hawthorne.
Los
investigadores también llegaron a la conclusión de que los grupos informales de
trabajo (el entorno social de los empleados) tienen una influencia positiva en
la productividad. Muchos de los empleados de Western Electric opinaban que su
trabajo era aburrido y absurdo, pero que sus relaciones y amistades con sus
compañeros, en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo compartido
contra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y les ofrecían
cierta protección contra la gerencia. Por tal motivo, la presión del grupo, con
frecuencia, representaba una mayor influencia para aumentar la productividad de
los trabajadores que las demandas de la gerencia.
Así
pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido por
necesidades sociales, deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo y más
sensible a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo)
era complemento necesario del viejo concepto del hombre racional, movido por
sus necesidades económicas personales.
Al
poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanas
mejoró la perspectiva clásica que consideraba la productividad casi
exclusivamente como un problema de ingeniería. En cierto modo, Mayo redescubrió
el antiguo principio de Robert Owen según el cual, un genuino interés por los
trabajadores, las "máquinas vitales" como Owen solía llamarlos,
pagaría dividendos.
Además,
estos investigadores recalcaron la importancia del estilo del gerente y con
ello revolucionaron la formación de los administradores. La atención fue
centrándose cada vez más en enseñar las destrezas administrativas, en oposición
a las habilidades técnicas. Por último, su trabajo hizo renacer el interés por
la dinámica de grupos. Los administradores empezaron a pensar en función de los
procesos y premios del grupo para complementar su enfoque anterior en el
individuo.
Escuela Psicológica
Abraham
Maslow, Douglas McGregor y Herzberg, entre otros, escribieron sobre la
superación personal de los individuos. Su obra engendró nuevos conceptos en
cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de las
organizaciones. Además, determinaron que las personas pretendían obtener algo
más que recompensas o placer al instante. Dado que las personas tenían formas
de vida complejas, entonces las relaciones en la organización deberían
sustentar dicha complejidad.
Según
Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas tienen forma de pirámide.
Las necesidades materiales y de seguridad están en la base de la pirámide y las
necesidades del ego (por ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades de
autorrealización (como la necesidad de crecimiento personal y de significado)
están en la cúspide.
McGregor
presentó otro ángulo del concepto de la persona compleja. Distinguió dos hipótesis
básicas alternativas sobre las personas y su posición ante el trabajo. Estas
dos hipótesis que llamó la Teoría X y la Teoría Y.
Mientras
que Herzberg planteó distintos elementos y factores que motivan, desmotivan o
no motivan al factor humano dentro de la organización. Él explicó que todo lo que ocurra en la
empresa relacionado con el individuo y su forma de sentirse, lo motivará; sin
embargo, todo aquello que imponga reglas, políticas de la organización,
salarios, entre otros, no lo motivarán, pero de no estar lo podrán desmotivar.
Teoría de la Organización
La
Teoría de las Organizaciones tiene como Objetivo Central el Descubrir las
limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del Hombre Administrativo
donde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad y busca
obtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del Hombre Económico que
actúa racionalmente y busca maximizar el beneficio.
James
March y Herbert Simon realizaron una obra a finales de la década de 1950 donde
plantearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre
todo con relación a la comunicación en las organizaciones. Su influencia en el
desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importantísima y
permanente, para investigar en forma científica.
Uno
de sus mayores aportes fue la Teoría de la decisión.
Teoría de los Sistemas
El
contexto en el que se desarrolla la teoría de los Sistemas, es el de la Guerra
Fría.
La
teoría general de sistemas o teoría de sistemas (TGS) es un esfuerzo de estudio
interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades,
los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que
son objeto tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en
marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la
denominación a mediados del siglo XX.
Las
Organizaciones Como Sistemas:
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es
la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También
puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de
trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al
que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de
ciertos valores comunes.
Funciones o Áreas
funcionales de las organizaciones
- Dirección de Recursos
Humanos.
- Dirección de operaciones
o Administración de producción.
- Dirección estratégica.
- Dirección de
Mercadotecnia.
- Dirección Financiera.
- Administración de la
tecnología de información responsable de sistemas de información de
Administración.
Proceso (Ciclo)
Administrativo
La
administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho proceso
está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección,
coordinación, control.
Planificación: procedimiento para establecer
objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos. ORGANIZACIÓN
PLANIFICADA
Organización: proceso para comprometer a dos
o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de
alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
Dirección: función que consiste en dirigir
e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización
entera, con respecto a una tarea.
Coordinación: integración de las actividades
de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las
metas seleccionadas.
Control: proceso para asegurar que las
actividades reales se ajusten a las planificadas. SISTEMAS DE CONTROL.
El
proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultáneamente.
Las
funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están
totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe
ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la
ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la
empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado
puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
El papel del
administrador
La
profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe
el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del
nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de
las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso
con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente
externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador
para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para
actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por
desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel
institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un
presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama
o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación
y el control de producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para
la administración, sin embargo, lo más importante y fundamental es saber como
utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los
profesionales de la administración son los administradores, siendo la carrera
universitaria que expide el título respectivo la Licenciatura en Administración
de Empresas, asimismo en casi todos los países del mundo existe una maestría de
posgrado en negocios llamada MBA.
Características de la
administración
- Universalidad. El fenómeno
administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el
proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos
organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación,
organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.
Es
una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas,
personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un
objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal
fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes
resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de
medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en
la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y
los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los
mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que
La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de
organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
- Especificidad. Aunque la
administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta,
el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se
puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.
La administración tiene características específicas que no nos permite
confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie
de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le
proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con
otras disciplinas.
- Unidad temporal. Aunque se distingan
etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y,
por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en
mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar,
de controlar, de organizar, etc.
- Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen
carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y
modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un
solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último
mayordomo.
- Valor instrumental. La administración es
un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos
sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
- 'Amplitud de
ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
- Interdisciplinariedad. La administración hace
uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias
que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada
con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología,
Psicología, filosofía, antropología, etc.
- Flexibilidad. Los principios y
técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de
la empresa o grupo social.
Campo de aplicación
- El administrador es un
organizador de recursos materiales y humanos.
- Estudiando
administración las habilidades y conocimientos que desarrolles te
permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del
trabajo de las personas.
- Como administrador
puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos
en su trabajo.
- El campo de trabajo del
administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y
Privadas, Despachos de Asesoría y servicios como emprendedor
independiente.
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