Control:
• Proceso
para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas.
• Permite
mantener a la organización o sistema en buen camino.
• Constituye
la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que
las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado,
organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos
y evitar que se repitan.
Establecimiento
de Estándares:
• Un
estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
• Los
estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los
resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o
departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados pueda
medirse contra ellos.
• Los
estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades
de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse
en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de
medición.
Medición
de resultados:
Si el control se fija adecuadamente y si
existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los
subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero
hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo
que se dificulta la medición.
Corrección:
Si como resultado de la medición se detectan
desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos
planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación:
Una vez corregidas las desviaciones,
reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del
desvío.
Factores
Del Control
Existen cuatro factores que deben ser
considerados al aplicar el proceso de control:
Cantidad ------------------------------
cuantitativo
Tiempo --------------------------------
cuantitativo
Costo ---------------------------------- cuantitativo
Calidad --------------------------------
cualitativo
• El
factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
• A
través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
• El
costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que
por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
• La
calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o
ciertas funciones de la empresa.
Controles Utilizados Con Más Frecuencia En Los
Factores Del Control
|
Cantidad
|
Tiempo
|
Costo
|
Calidad
|
|
Presupuestos
|
Estudios de tiempos
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Presupuestos
|
Evaluación de la
actuación
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Estimaciones
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Fechas límite
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Costo por metro
cuadrado
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Pruebas psicológicas
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Productos terminados
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Programas
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Costos estándar
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Inspecciones visuales
|
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Unidades vendidas
|
Tiempo - máquina
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Pronósticos
|
Coeficientes
|
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Unidades rechazadas
|
Medición del trabajo
|
Contabilidad
|
Rendimiento del
personal
|
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Inventarios de
personal
|
Procedimientos
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Productividad
|
Informes
|
|
Medición del trabajo
|
Estándares
|
Rendimiento
s/inversión
|
Procedimientos
|
|
Pronósticos
|
|
|
Estándares
|
|
Control de
inventarios
|
|
|
Calificación de
méritos
|
Importancia
Del Control
• Establece
medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
• Se
aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
•
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones
para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
• Localiza
los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
• Proporciona
información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
• Reduce
costos y ahorra tiempo al evitar errores.
• Su
aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
Tipos de
Controles
Control
preliminar.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación
de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso
de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Ej. Sistema computarizado para ver los costos y
ganancias por cada venta realizada.
Control
concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según
ocurran.
Ej. Personal experimentado supervisa a obreros
para ver su correcto desempeño en la confección de polos.
Control
de retroalimentación.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
Ej. En base al número de productos malogrados
de la producción anterior, se programa reducir el número a la mitad dándole un
continuo mantenimiento a la máquina que ocasionaba el problema.
Áreas Del
Control
El
control,
actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente
todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o
monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de
resultados como:
Control
de producción.
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la
reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.
Ej. Producir el doble con un costo adicional
del 50%.
Control
de calidad.
Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad
específica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece
límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición,
volumen, dimensión, resistencia, etc.
Ej. Contratar personal especializado para dar
su aprobación al producto en fases estratégicas.
Control
de inventarios.
Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de
refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y
terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o
falta de existencias en el almacén. Crear un sistema en red
venta-despacho-cobro-informe para mantener el stock al día.
Control
de compras.
Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección
adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de
su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y reorden.
e) Comprobación de precios.
Control
de mercadotecnia.
Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si
las metas de mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas,
desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.
Control
de ventas.
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento
de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la
fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.
Control
de finanzas.
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del
rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.
Control
de recursos humanos.
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de
todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y
selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad
e higiene y prestaciones.
Técnicas
De Control
Técnica: Conjunto de
procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se
utilizan esos procedimientos. Método habilidad, táctica.
Tomando en cuenta la definición de la palabra
técnica, se puede definir a las técnicas del control como todos los
procedimientos o métodos usados una organización para controlar o supervisar un
proceso automatizado o actividad humana.
Existen diferentes técnicas de
planeación-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas
administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para
propósitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso,
adecuadamente llamado formulación de presupuestos, es esencialmente una función
de control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de
acuerdo con el proceso de control.
1.
Presupuesto:
La presupuestación es la formulación de planes
para un determinado periodo futuro en términos numéricos. Como tales los
presupuestos son estados de resultados anticipados, en términos financieros
–como en los de ingreso y capital- o en aspectos no financieros –como en el
caso de horas de mano de obra directa, materiales, volumen físico de ventas o
unidades de producción.
Los presupuestos obligan a la planeación y
permiten que la autoridad sea delegada sin pérdida de control. Es decir, la
reducción de los planes a números definitivos obliga a usar una clase de método
que permite al administrador ver claramente qué capital será necesario, para
quién, dónde y qué costo, ingreso o unidades de insumo o producto físico
incluirán sus planes. Una vez hallado esto, puede delegar más libremente la
autoridad para efectuar el plan dentro de los límites del presupuesto.
2.
Balance General Comparativo:
En él puede observarse los cambios que se
efectúan y analizarse los desarrollos generales. Un resumen de las partidas del
balance general que abarquen un período relativamente largo, muestra
importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciación amplia
de la actuación general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones.
3. Estado
De Ganancias Y Pérdidas:
Muestran en forma breve el monto del ingreso,
las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y pérdidas comparativos
permite al gerente localizar dificultades y ponerles remedio. Se pueden crear
Estados de Ganancias y Pérdidas tentativos, utilizándolos como metas hacia las
cuales tender. La actuación se mide con referencia a esas metas, que equivalen
a normas para fines de control. Este tipo de instrumento se aplica más
comúnmente a una empresa completa o, en el caso de una corporación, a sus
subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá tener suficiente
autoridad para manejarlo, porque de otra manera, este no revelará íntegramente
las actividades sobre las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no
será un buen medio de control.
4. Auditoría
Financiera:
La auditoría financiera es la inspección
periódica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido
adecuadamente preparados y estén correctos, además ayuda al control general de
la empresa.
Se realiza para hacer comprobaciones de la
exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa.
Permite hacer comparaciones entre lo que se
esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad está logrando. Pone en
evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de acciones
correctivas.
Este tipo de auditoria de registros contables y
reportes de la misma área, debe ser realizada por una firma externa de
contadores públicos.
Saber que los registros son precisos, ciertos y
de acuerdo con las prácticas contables aprobadas forma una base confiable para
los propósitos de un buen control general.
5.
Auditoria Administrativa:
Es la confrontación periódica de la planeación,
organización, ejecución y control administrativo de una compañía. Revisa el
pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea las diferentes áreas de
la compañía con el fin de verificar si están logrando el máximo resultado de
sus esfuerzos.
Solo se puede realizar una auditoria
administrativa a una organización que tenga suficientemente tiempo funcionando.
Los beneficios de este tipo de auditoria son:
a) Revisión de las nuevas políticas y prácticas, tanto respecto a su
conveniencia como a su cumplimiento, b) Identificación de áreas débiles dentro
de la organización, que requieren mayor apoyo, c) Mejor comunicación, esto
permite informar a los empleados del estado de la compañía, d) Mide el grado de
efectividad de los controles administrativos actuales, e) La auditoría
administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento
personal.
Los resultados de la auditoria administrativa
son reflejados en un reporte de auditoria que está escrito desde un punto de
vista y con un estilo que presente resultados y recomendaciones objetivas,
haciéndolos tan impersonales como sea posible. El trabajo del auditor es
practicar la auditoria; la implantación de sus recomendaciones es potestad del
gerente que tenga la autoridad suficiente sobre el área o la actividad de que
se trate.
La auditoría en sí certifica: a) Lo que la
organización ha hecho por sí misma y lo que ha hecho para sus clientes o
receptores de los productos o servicios que proporciona, para esto debe evaluar
ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera, eficiencia de
la producción, efectividad en las ventas, desarrollo del personal, aumento de
utilidades, relaciones públicas y responsabilidad cívica, etc.
6.
Reportes – Informes:
Son todos aquellos que facilitan el proceso de
control, ejemplo reportes de producción, informes de embarque, reportes
financieros etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y su comparación con
otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un
mayor conocimiento del estado de la empresa.
7.
Análisis Estadístico:
La mayor parte de los administradores
comprenden mejor los datos estadísticos cuando se le presenta en forma gráfica,
allí se representan mejor tendencias y relaciones.
Los datos deben ser presentados en forma tal
que puedan realizarse comparaciones con ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué
significa un aumento del 3 al 10%, o una reducción en las ventas o los costos?,
¿Qué era lo que se esperaba? ¿Cuál era el estándar? ¿Qué tan seria es la
desviación? ¿Quién es el responsable?
Puesto que ningún administrador puede hacer
nada con respecto al pasado, es esencial que los reportes estadísticos muestren
tendencias para que las personas que los observan puedan extrapolar y estimar
el rumbo, o tendencia. Esto significa que la mayor parte de los datos, cuando
se presentan en gráficas, deben estar disponibles en promedios de tiempos para
eliminar las variaciones debidas a períodos contables, factores estacionales,
ajustes contables y otras variaciones asociados con tiempos determinados.
Gráfica
De Punto De Equilibrio:
Ilustra la relación entre las ventas y los
gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los
gastos. Unos volúmenes inferiores de las ventas con respecto al punto de
equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae mayor utilidad. El punto
de equilibrio también puede venir expresado en unidades de artículos vendidos,
porcentaje usado de la planta o en términos similares. La gráfica de punto de
equilibrio pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa que debe
incluir datos de ingresos. Además, dado que se les utiliza para el control
presupuestal, el presupuesto variable puede reflejar unidades de organización.
Este análisis es especialmente útil en la planeación y el control debido a que
hace hincapié en el impacto de los costos fijos sobre las utilidades de ventas
o costos adicionales
La
gráfica de gantt:
Muestra las relaciones de tiempo entre los
eventos de un programa de producción, se ha considerado como la innovación
revolucionaria de la administración. Lo que Gantt identificó fue que las metas
totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados
(eventos) interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir. Los
progresos más importantes de este tipo de control reflejan este principio
simple y también principios básicos de control como la elección de elementos
estratégicos o críticos de un plan para verificarlos en forma cuidadosa.
Pert
(Técnica De Revisión Y Evaluación De Programas):
Se utiliza de forma amplia en muchas
operaciones y en particular en proyectos de construcción.
Esta técnica capacita a los administradores
para saber que tendrán problemas en áreas como costos o entregas a tiempo, a
menos que tomen una acción ahora mismo.
El Pert obliga a los administradores a planear
debido a que es imposible hacer un análisis del tiempo y eventos sin planeación
y sin observar como encajan entre sí los elementos. Además, impone la
planeación en toda línea de autoridad, debido a que cada administrador
subordinado debe planear el evento del que es responsable.
Concentra la atención en elementos críticos que
pueden requerir corrección y hace posible una clase de control con alimentación
hacia delante, una demora afectaría a los eventos subsecuentes y posiblemente a
todo el proyecto, a menos que el administrador pueda de alguna manera recuperar
el tiempo reduciendo el de alguna otra actividad en el futuro.
El sistema de red con sus subsistemas hace
posible dirigir reportes y presiones para emprender acciones al lugar apropiado
y al nivel adecuado de organización, en el momento oportuno.
PERT no es una panacea. No lleva a cabo la
planeación, aunque la impone. No hace que el control sea automático, aunque
establece un medio ambiente en el que es posible apreciar y utilizar principios
sólidos de control.
